人力资源——制作解除或终止劳动合同文书的注意事项

1.制作解除或终止劳动合同文书的注意事项
（1）协商解除时，要时确是由谁主动提出的，因为这涉及到是否需要支付经济补偿金。
（2）最好不要用“开除”等字眼，尽量用规范说法“解除劳动合同”或“解除劳动关系”。因为根据相关规定，“开除”的处理程序非常严格，如果程序不当，极有可能被判定为违法解雇行为。
2.解除或终止劳动合同文书的送达
解除或终止劳动合同文书只有送达给对方，才能发生相应的法律效力。需要注意的是，将文书送达给对方，应保存好相关的证据证明已送达劳动者的事实，避免日后举证出现困难。
（1）解除或终止劳动合同证明最好当面交给员工，并要求当事人签字确认。
（2）本人不在地，可以采取留置送达，交其同住成年亲属签收。实践中这种方式比较少用。
（3）直接送达有困难的，可以采取邮寄送达，以挂号查询回执上注明的收件日期为送达日期。邮寄送达应选用挂号信或EMS邮寄，并在信封行头上注明信件内所寄文件名称如“解除合同通知书等”等等，并保留好底单。
（4）只在受送达职工下落不明，或者用上述送达方式无法送达的情况下，方可公告送达，即张贴公告或通过新闻媒介通知。自发生公告之日起，经过30日，即视为送达。能用直接送达或邮寄送达而未用，直接采用公告方式送达，视为无效。
3.文本的保存
根据规定，对已解除或者终止的劳动合同的文本，企业至少保存两年备查。同样，对于其他与劳动合同有关的文本，建议也要妥善保管最少两年。
注意事项：
为避免邮寄送达或留置送达出现地址错误，最好在“员工入职登记表”申明：“公司有关书面文件、通知无法直接送达给本人时，本人确认本表中所填写的家庭住址为邮寄送达地址。”或者在劳动合风吹草动约定：“甲方有关书面文件、通知无法直接送达给乙方时，乙方确认劳动合同中所填写的家庭住址为邮寄送达地址。”