公司内控制度案例的调查与思考

公司内控制度案例的调查与思考

内部控制是指由企业董事会、经理层和其他员工实施的，为营运的效率效果、财务报告的可靠性和相关法令的遵循性等目标的实施而提供合理保证的过程。企业的内部控制具有两层含义: 第一层含义是对偏离计划行为的检查，第二层含义是对偏离行为进行纠正。两者结合，就能达到内部控制的目的，充分发挥内部控制的作用。企业实行内部控制的根本目的在于: 一是保证将企业所有经营活动都纳入计划轨道，完成计划规定的任务，实现预定的经营目标; 二是改善经营管理，完善经营管理体制，消除和防止各种经营管理弊病的发生，保障企业的生存与发展，保护企业资产的安全与完整，避免不必要的财产损失；三是提高企业经营活动的效率、效果和效益，增加企业的竞争力。

　　浙江景兴纸业股份有限公司地处长三角杭嘉湖平原中心地带，濒临上海，地理条件优越，交通便利，是全国最大的三家以专业生产A级、AA级牛皮箱板纸为主的造纸企业之一。公司自1984年成立以来，以技术为依托，以品质求生存，以服务争市场，以效益谋发展，由一家名不见经传的造纸小厂发展成为拥有多家子公司的大型上市企业。现在的景兴纸业已经发展成以造纸为龙头、集纸制品加工为一体的现代化企业。

　　下面，笔者拟以浙江景兴纸业股份有限公司为例，谈谈内部控制经常出现的问题、问题的形成原因及其解决措施。

　　一、内部控制常见的问题

　　浙江景兴纸业股份公司自成立以来，一直重视管理制度的建设和完善，先后制订了《浙江景兴纸业股份有限公司企业标准——财务管理文件》，包括财务管理制度、会计制度和资金管理制度等相关文件，这些制度在日常管理中起到了相应的作用。但是经过几年的实践，发现企业的内部控制还存在着薄弱环节，并相继发现了一些问题，这些问题如不及时得到解决，可能会给公司带来损失。

　　2002年12月，公司正式成立检查小组，对一家子公司销售与收款系统的内部会计控制进行检查，发现该子公司在销售过程中，销售业务按照销售合同进行，当生产车间产品完工后，填制产成品入库单，验收合格后入库。销售部门根据销售合同编制发货通知单，分别通知仓库发货和运输部门办理托运手续。产品发出后，销售部门根据仓库签发后转来的发货通知单开具发票，并据以登记产成品明细账，运输部门将其与销售发票一并送交财务部门，财务部门将其与销售合同核对后，开具运杂费清单。通知出纳人员办理货款结算；并进行账务处理。公司未设独立的客户信用调查机构，在财务部门和销售部门也没有专人负责此项工作。同时发现: （1）该厂厂长甲可以处理与销售和收款有关的所有业务; （2）财务科根据甲的指令开具销售发票，甲说多少就是多少; （3）仓储部门发货人员根据甲的指令给客户发运货物;（4）仓库里没有库存明细账及货物进出库记录，销售成本按估算的毛利率计算; （5）从甲担任厂长以来，销售合同、销售计划、销售通知单、发货凭证、运货凭证以及销售发票等文件和凭证从未进行过核对; （6）财务科根据销售发票确认应收账款。生产与仓库销售发生差异或订货专用规格产品发生库存（废品）最终公司利益漏洞或损失。

　　检查组在检查该公司的投资内部管理控制时发现，在管理机构上，没有单独设置投资部门对投资进行管理，只是在财务部下设置了一个岗位，负责保管证券投资资产以及各种投资协议文件等，财务部里面没有设置专门的岗位对各项投资进行可行性研究、评估、分析和评价，需要对投资项目从财务上进行分析评价时，则指派财务部中工作较为清闲的人员去执行任务。因为不是专职人员，所以进行分析评价的人员也经常轮换，各个岗位上的人都有。投资项目平时的管理，主要由总经理秘书负责，总经理则定期检查、询问。对于规模较大的投资，总经理亲自负责，并于董事会会议期间向董事会报告。另外，该公司缺乏完善的投资管理报告制度，对各种投资书面文件，没有制定统一的格式标准，由各项目负责人和实施人自行规定。每个投资项目的各种投资文件格式都多种多样，项目之间难以进行比较，文件难以管理。定期的书面报告制度不存在，大部分情况下，投资项目的具体情况（例如增减变动情况）的管理通过由管理人员的口头报告进行，没有形成书面记录。

　　从上面的案例中可以发现，该公司内部控制建设上存在着以下几个问题：
　　1.企业内部控制制度存在明显缺陷。诸多环节均缺乏相互制约、相互监督的机制，在各种业务处理中没有体现内部会计控制的要求。

　　2.不相容岗位没有相互分离。该公司经理可以处理销售与收款有关的所有业务，显然没有达到内部会计控制的要求。

　　3.销售发票缺乏严格的控制。销售发票是会计正式记录销售收入的标志，若对其控制不严，会导致企业财务状况反映不实和舞弊行为的发生。该厂开具发票时没有以销售部门的销售发票通知单以及客户的购货订单、销售通知单为准，而是先将“A厂”的货给购货单位，然后按甲的指令开发票，使大部分销售款没有入账。