合同履行阶段的管理

合同履行阶段的管理

 一、合同的履行、变更和解除项目部负责组织合同的履行,监督合同履行的全过程,并督促当事人按照约定履行合同。合同生效前不得实际履行合同,特殊情况在合同生效前确需履行时,项目部应进行风险分析并经合同签署人批准。承办人负责履行合同约定的通知义务,包括提示有关部门、单位按合同约定的日期、期间履行合同义务或主张权利;负责汇报、请示、协调、解决合同履行中出现的问题、争议;依据合同规定向业主收取合同款,付款必须填写付款申请单,并按规定逐级审批。合同的变更或者解除由原合同承办部门负责承办,执行合同订立程序。项目部应每月对合同履行情况进行一次检查,在公司月度生产管理调度会上汇报合同履行情况。
    二、合同索赔管理
    工程索赔一般分为工期索赔和费用索赔,有业主与总承包商之间的索赔,也有总承包商与分包商之间的索赔。无论哪一方希望提出索赔,其索赔请求均应在合同约定的时间内、以合同约定的形式提出并提交索赔相关文件,索赔相关文件一般包括索赔通知书、索赔文件,其中索赔通知书是指在合同约定的时间内向对方发出的表明己方要求工期和/或费用索赔意向的通知;索赔文件则是在索赔通知书发出之后,在合同约定的时间内向对方发出的完整详细的
    索赔材料,一般应包括以下主要内容：
1、索赔信：信函中应说明索赔事件发生的原因,列举索赔理由,提出合同索赔金额与工期及附加说明。
2、索赔报告：列举索赔的核心内容,详细说明合同索赔的事实和理由,说明索赔的合理合法性,简要列出损失计算和要求赔(补)偿的金额和工期等。
3、索赔金额和索赔工期的详细计算书与证据,根据合同约定的方法计算索赔金额和索赔工期。在我们的总承包项目中,项目经理是工程索赔的第一责任人;项目控制部是工程索赔的执行部门,在项目经理领导下负责监督合同履行情况,及时确认工程索赔事项并向项目经理汇报,指导其他部门搜集和汇总工程索赔的证据,按照合同约定的时间发出工程索赔通知和索赔文件,接受并处理对方发出的索赔意向、通知和索赔文件,参与各项工程索赔谈判,办理工程索赔的其他具体事项;项目施工部、财务部、安全质量部、物资部、设计部、信息综合部是工程索赔的协助执行部门,重点是协助控制部搜集工程索赔证据,参与与本部门有关的工程索赔谈判。
    三、合同争议的处理
    无论是因索赔引发的争议,还是合同执行过程中其他因素引发的合同争议,各方均应首先采用协商、调解方式解决。协商或调解能够达成一致时,应依合同订立程序订立书面协议。
    协商或调解不能达成协议时,可依合同约定进行仲裁或诉讼。当合同发生重大争议时,项目部应将争议事项及时以书面形式通知公司控制部、法律顾问和财务部门,同时应迅速收集有关证据,会同以上部门及时提出争议处理方案,并向公司分管领导报告。在方案批准之前,按照合同规定应按期给予回复的文件,项目部应组织予以答复,重大事项的回复须经公司分管领导事先审查。
    四、合同档案管理
    合同履行完毕或合同的权利义务终止后,项目部按档案管理部门规定的分类形式、格式标准整理合同档案,并按档案管理要求的时间及方式移交档案部门归档。合同档案一般包括:
1、背景材料;
2、当事人主体资格及资信等证明文件;
3、合同审查意见书;
4、合同正本(含附件);
5、授权委托书正本;
6、履行、争议解决情况的说明;
7、合同变更、解除的相关文件;
8、合同双方的往来电函和协商记录;
9、其他与合同有关的文件。
来源于王静：“工程公司的合同管理” 载石油规划设计第14卷第3期。