员工手册如何履行民主协商程序

 

作者：李磊律师（北京市盈科律师事务所律师）

        如何理解劳动合同法第四条尤其是其中的第二款、第三款？实务中出现了两种意见。第一种观点认为：用人单位在制定涉及到劳动者切身利益的规章制度或重大事项时应当与劳动者进行协商，并在协商一致的基础上共同确定，此即所谓“共决权”，即用人单位与劳动者双方共同决定。第二种观点则认为：用人单位在制定涉及到劳动者切身利益的规章制度或重大事项应重在“协商”，以便充分体现用人单位在行使其经营自主权时能够尊重劳动者的劳动权。如果劳资双方经过了协商仍无法就前述规章制度或重大事项达成一致，则由用人单位行使决定权，即所谓“单决权”，由用人单位单方决定。         是“单决”还是“共决”？是民主还是民主加集中？实务中一般认为，第二种观点更接近我国现实，较为适度的平衡了用人单位的管理权与劳动者的劳动权的界线。共决的民主虽美好但不切实际。如果说用人单位完全不顾劳动者意愿的规章制度是霸王条款的话，要求规章制度一定要劳动者拥护通过恐怕也是一种“多数人的暴政”，并且极难操作。在尊重劳动者的意见的基础上，用人单位有最后决定之权利，这是比较折中也比较合适的作法。         那么怎么操作民主协商程序？在实务中一般有下列方式：         1、分别向全体员工征集意见，意见是赞同规章制度的实施，或者有异议均可，但需要员工签名。如前所述，我们需要的是一个协商的程序，但并不意味着我们一定要完全按员工的意见进行修正。这种情况下，可以使用《职工意见汇总表》收集职工意见。同时我们可以使用网站、布告等辅助方式发布公告，向职工征求意见，此时可以使用《规章制度征求意见通知书》；         2、通过会议的形式征集意见。那么我们需要一个会议记录，还需要一个会议签到。《会议纪要》和《会议签到表》就是起这个作用的。会议纪要里可以记录一下员工对规章制度的意见。《会议签到表》上写明会议的主题为讨论某某规章制度，让与会职工签名，表明签名职工参与了会议。         3、有的用人单位通过电子邮件向员工发布初稿，征求意见，保存电子邮件记录，这也是一种方式，但这要求单位在事先就以入职登记表或其它方式确认了员工的联系邮箱。另外，运用此种方式时，将来如果对民主协商程序发生争议，可能需要用人单位请公证机关进行一下公证，方能做为有力的证据，花费约在一千元左右。         请注意，这里所涉及的只是民主协商程序。经过上述程序，用人单位就可以对规章制度草稿进行修正，并颁布正式版本了。正式版本如何向员工公示，即公示程序，则需要通过员工签收、培训考试、会议学习等方式另行完成。我们可以借鉴法律法规制定的程序。