用人单位规章制度的法律适用

用人单位规章制度的法律适用

邢印虎★[1]

【摘要】：规章制度是用人单位的内部“法律”，贯穿于用人单位的整个用工过程，是用人单位行使管理权、合同解除权的重要依据。劳动者严重违反用人单位的规章制度的，用人单位可解除劳动合同，没有规章制度或者规章制度不合法，公司的管理将会陷于困境。

而长期以来我国立法缺乏对单位规章制度的关注。《劳动法》、《劳动合同法》等法律法规对单位规章制度只是做出了原则性的规定，本文拟从用人单位的规章制度的含义出发，论述用人单位规章制度的作用，通过探讨规章制度制度不合法的法律后果来找出以如何使之合法化的路径，并对如何完善用人单位规章制度提出建议，从而最大限度为用人单位规避劳动用工风险，降低劳动用工成本。

【关键词】：规章制度；含义；内容；合法；完善

一、规章制度的含义

从法律角度讲，我国《劳动法》第4条规定：“用人单位应当依法建立和完善规章制度，保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务。”《劳动合同法》第四条规定：“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度,保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中,工会或者职工认为不适当的,有权向用人单位提出,通过协商予以修改完善。用人单位应将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。

由此可见：从法律的角度讲用人单位的规章制度是用人单位制定的组织劳动过程和进行劳动管理的规则和制度的总和。也称为内部劳动规则，是用人单位内部的“法律”。

从说文解字的角度来讲，规指规矩，规矩都是古代的一种量器，指的是在一定范围内给人的一种约束。所谓世界上没有绝对的自由，海阔凭鱼跃，天高任鸟飞，这里的对于鱼和鸟的规矩就是海和天，相对于对于用人单位的员工来说就是法和规章制度。章指章法，指遵循一定的定例，不能率性而为，想干什么就干什么。制度有三个方面的含义，一方面指的是其长期性、稳定性。法和规章制度都不能朝令夕改。今天定了明天改，这就不叫制度。第二方面指的是其执行性，军令如山，令行禁止。令出必行，没有讨价还价的余地。第三方面说的是其普遍性，大家都要遵守，上至用人单位董事长、总经理，下至普通员工，无一例外，第四方面说的是其惩罚性,违反就会受到相应的惩处。

二、规章制度的作用

（1）依法制定的规章制度可以保障用人单位合法有序地运作，将纠纷降低到最低限度；

   （2）好的用人单位规章制度可以保障用人单位的运作有序化、规范化，降低用人单位经营运作成本。

   （3）规章制度可以防止管理的任意性，保护职工的合法权益；对职工来讲服从规章制度，比服从主管任意性的指挥更易于接受，制定和实施合理的规章制度能满足职工公平感的需要；

   （4）优秀的规章制度通过合理的设置权利义务责任，使职工能预测到自己的行为和努力的后果，激励员工为用人单位的目标和使命努力奋斗。

三、规章制度不合法的法律风险

《劳动合同法》第4条规定，用人单位制定规章制度的行为将是一个民主决策和集体协商的互动行为。若制定的规章制度合法要件欠缺，将可能面临以下法律风险：

1、可能承担行政责任的法律风险

根据《劳动合同法》第80条规定，用人单位直接涉及劳动者切身利益的规章制度违反法律、法规规定，由劳动行政部门责令改正，给予警告。《劳动监察保障条例》规定劳动保障行政部门有权对用人单位制定内部劳动保障制度的情况实施劳动监察，并可根据违反劳动保障法律、法规、规章的具体行为，作出责令改正的行政处罚。因此若制定劳动规章制度违反法律法规的话，将会承担一定的行政责任。

2、规章制度可能被仲裁机构、人民法院不予适用的法律风险

《最高人民法院关于劳动争议案件使用法律若干问题的解释》明确规定，用人单位的规章制度只有通过民主程序制定，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示，且不与集体劳动合同、劳动合同相冲突，才可以在劳动仲裁和司法审判程序中作为审理劳动争议案件的依据，否则，用人单位的规章制度将不予以适用。

3、劳动者可以随时通知解除劳动合同的法律风险

根据《劳动合同法》第38条规定，用人单位的规章制度违反法律、行政法规规定的，损害劳动者合法权益的，劳动者可以解除用人单位的劳动合同。因此用人单位存在违法的规章制度，并造成劳动者损害的，劳动者可以此为依据要求解除劳动合同。

4、可能承担民事赔偿责任的法律风险

根据《劳动合同法》第80条规定，用人单位的规章制度违反法律、法规规定，给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。因此违法的规章制度，给劳动者造成损害应当依法承担赔偿责任。

四、如何使规章制度合法化

《劳动合同法》第四条规定，用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，与工会或者职工代表协商确定。然后用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。

《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条的规定，规章制度必须符合“民主程序制定”、 “公示”等条件。

由以上法律规定可以看出规章制度合法的要件如下：

　　1、规章制度内容要合法

　　在实践中，不少用人单位认为自己处于强势地位，我想怎么制定就怎么制定，制定的内部规章制度违反法律规定，例如：员工入职要交保证金，押金，扣押劳动者身份证等等，严重侵犯了员工的合法权益。因此，用人单位的规章制度必须在现行法律的框架之内进行制定，不能违反现行法律法规。这里的“合法”应作广义的理解，指符合所有的法律、法规和规章的规定，具体包括：宪法、法律、行政法规、地方法规、民族自治地方还要依据该地方的自治条例和单行条例，以及关于劳动方面的行政法规。

　　根据《劳动合同法》第八十条的规定，用人单位直接涉及劳动者切身利益的规章制度违反法律、法规规定的，由劳动行政部门责令改正，给予警告；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。所以，用人单位制定的规章制度合法是具有法律效力的基础。

　　2.规章制度内容要合理

　　法律将规章制度的制定权利授予用人单位后，除了合法性之外，还产生“规章制度合理性”的问题。《劳动合同法》规定员工如果严重违反用人单位的规章制度或者严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害的，用人单位可以解除劳动合同。但法律并没有对什么是“严重违纪”和“重大损害”做出具体的规定，这些都需要用人单位在规章制度中作出明确、具体的规定。用人单位如果不予界定或界定不合理，界定权就交给仲裁机构或法院，用人单位失去主动权，多一层败诉风险。用人单位如何把握好合理和不合理的“度”是一个难点，因为这是相对而言。一般情况下，如果这个规章制度能被用人单位的大多数员工认同，那就是合理，如果大多数员工认为不合理，那么这个规定就存在问题。

　　例如某化工企业规定在车间抽烟的属于严重违纪，予以解除劳动合同，这是合理的，因为众所周知化工企业一旦失火，将损失惨重。而某机械行业也这样规定则有悖于规章制度的合理性了。再如有的单位规定旷工一天予以解除劳动关系，这没有给员工一个改过的机会，缺乏合理性。因此，用人单位在制定规章制度时要尽量做到合理。

　　3、规章制度的制定要符合民主程序

　　用人单位制定的规章制度对用人单位管理能否起到有效作用关键在于执行，如果规章制度在制定过程中让员工参与讨论，体现员工的意愿，得到员工的认可，就能更顺利地得到实施。根据《劳动合同法》第四条第2款规定，用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。这就要求用人单位规章制度制定的行为是一个民主表决和集体协商的行为，而不再是用人单位职能部门制定、高层管理表决的过程。

　从法律规定看，规章制度的制定、修改流程为：职工代表大会或者全体职工讨论→提出方案和意见→与工会或者职工代表平等协商确定

　　4、规章制度制定后要向员工公示

规章制度是否向劳动者公示可直接决定用人单位在劳动争议案件中的胜败，按照最高人民法院司法解释及劳动合同法的规定，规章制度只有向劳动者公示才对劳动者产生约束力。司法实践中劳动者往往以其不知道规章制度的内容为由主张规章制度未公示，用人单位也往往无法提供已经公示的证据，很多用人单位本应该胜诉的案件最终败诉问题往往就出在这里，员工的违纪行为本已经达到了规章制度中规定的解除劳动合同条件，但是员工称不知道有这个制度，公司也无法证明曾向员工公示的证据，最终导致案件败诉。

那么规章制度如何公示才更有利于今后在仲裁庭或法庭举证呢？

　　不少用人单位将制定好的规章制度挂在公司内部的网站或者贴在宣传栏、食堂门口等视为已经将规章制度告知员工。用人单位如果将网站公布、公告栏公布作为告知的证据，容易引起劳动纠纷，也将面临败诉。因为员工可以说我去食堂吃饭，并不是去看通知或者“我从来不上网，不知道有这样的制度”等等。因此，有效的制度必须经过公示，常用的公示方法包括：

　　(1)员工手册发放法：用人单位可以制作一份《员工接受书》，放在《员工手册》最后一页，一式两份，公司一份，员工一份。《员工接受书》内容如下：“本人确认已阅读了由X年X月X日起生效的公司《员工手册》，清楚了解了手册的全部内容，并同意接受此手册的全部内容”，让员工签上本人姓名和日期。

　　(2)会议宣传法：用人单位通过召开会议向员工介绍规章制度，并设计一份《与会人员签到表》，做好会议纪要，把会议的主题、时间、地点、与会人员、会议内容等详细记录。

　　(3)劳动合同约定法：将规章制度作为劳动合同的附件，并在劳动合同中约定“下列规章制度作为合同的附件，与劳动合同具有同等法律效用，乙方（员工）知悉并认可下列制度。”

(4)传阅法：公司将制定好的规章制度每个部门发一份，并要求每名员工阅读后签名确认，表示知悉并认可该份制度，公司人力资源部收回有员工签名的原件作为公示的证据保留。

⑸、考试法

几种特殊情况下的规章制度合法的情形

1、《劳动合同法》实施前制定的规章制度

《江苏省高级人民法院江苏省劳动争议仲裁委员会印发《关于审理劳动争议案件的指导意见》的通知【苏高法审委[2009]47号】（下称江苏省高院通知）第十八条规定：用人单位在《劳动合同法》实施前制定的规章制度，虽未经过《劳动合同法))第四条规定的民主程序，但其内容不违反法律、行政法规及政策规定，且不存在明显不合理的情形，并已向劳动者公示或者告知的，可以作为处理劳动争议的依据。

2、《劳动合同法》实施后制定、修改规章制度，经法定民主程序未达成一致意见

江苏省高院通知规定用人单位在《劳动合同法》实施后制定、修改规章制度，经法定民主程序与工会或职工代表协商，但未达成一致意见，若该规章制度的内容不违反法律、行政法规的规定、不存在明显不合理的情形，且已向劳动者公示或者告知的，可以作为处理劳动争议的依据。

 3、子公司是否可以执行母公司的规章制度

 江苏省高院通知规定有独立法人资格的子公司执行母公司的规章制度，如子公司履行了《劳动合同法》第四条规定的民主程序，或母公司履行了《劳动合同法》第四条规定的民主程序且在子公司内向劳动者公示或告知的，母公司的规章制度可以作为处理子公司劳动争议的依据。

五、如何完善用人单位规章制度

1.规章制度内容必须全面。

从内容来看,规章制度包括分配制度、考核制度、安全生产操作规程、奖惩规则、保险福利、劳动纪律规范及劳动定额管理等诸多方面,针对很多管理上的问题,用人单位可以根据各自行业、各自用人单位的特点,在法律规定的范围内进行细化,提高其可操作性,明确界定严重违反用人单位规章制度、严重失职、营私舞弊、给用人单位造成严重损害、不胜任工作等解雇情形,员工出现这些情形时,用人单位可以掌握解除劳动合同的主导权,避免支付经济补偿及处于不利地位。此外,还可以界定一些《劳动合同法》赋予用人单位自主确定的问题,如哪些属于本用人单位的临时性、辅助性、替代性岗位。

2. 可充分利用法律赋予的劳动用工自主权

现行法律法规在很大程度上给予了用人单位劳动用工自主权，而许多单位并不完全清楚，如加班制度方面，单位完全可以建立规范的加班管理制度，如加班申报、审批、通知制度，规定不属于加班的情形。如规定：员工是否加班及加班时数须经由部门负责人或车间主任在”加班通知单”上签字后并交存人力资源部方可确认。工作日加班者,员工需在实际加班前办理好加班审批手续，并交由该直接主管把经过批准的加班通知单交到单位人力资源部。休息日加班者,员工需在休息日前,把经过批准的加班通知单交到人力资源部。

员工如果没有经过批准而单位也没有通知员工加班，其自行增加工作时间不视为加班。

也可以在该制度中规定以下情况不视为加班：

（1）、本所在节假日组织的郊游及其他娱乐活动；

（2）、本所在非节假日组织的下班后的娱乐活动；

（3）、出差时路途所花费的时间；

（4）、在非工作时间组织的培训；

（5）、未经指派或批准的的；

（6）、其他不应被视为加班的情况。

六、结束语

只有遵循合法性、合理性原则，符合民主程序并向员工公示后的规章制度才具有法律效力，才能保障员工依法享有的劳动权利和履行的劳动义务，才能有效降低劳动用工风险；用人单位也可以通过法律赋予的用工自主权，科学管理，以降低劳动用工成本。

[参考文献]

　　[1]郭文龙:规章制度制定程序的合法性是处理争议依据的法定前提[J].中国劳动，2005，（06）

　　[2]王学华刘渊恺:案例解析劳动规章制度的法律效力[J].中国人力资源开发，2007，（03）

[3]【聂梨花】浅论我国的用人单位规章制度

[4]沙良永:劳动法视野中的用人单位规章制度,观察与思考,2008年第2期

[5]江山常昕:劳动规章制度体系的构建(一),管理方略,2008年1月

[1] 注：江苏义行律师事务所